3.1 En estado embrionario
En este capítulo se habla acerca de la importancia que tiene la comunicación interna dentro de una organización, partido o corporación. Además de que se muestran las técnicas que el encargado de la comunicación interna debe de llevar acabo, para que la comunicación sea efectiva y los resultados se reflejen en el desarrollo de la organización.
Actualmente la comunicación interna se haya en estado embrionario, tal y como lo señala Jorge García. Cabe señalar que este asunto de comunicación interna no es privativo únicamente de las empresas, sino que es un fenómeno generalizado a todos los niveles de información, en donde se necesita tener una gestión basada al 100% en la comunicación.
Desde el taylorismo de principios de siglo hasta la era del mark-com actual, la comunicación ha ido ocupando espacios de responsabilidad cada vez más amplios e importantes dentro de la gestión empresarial.
Los beneficios que puede reportar una correcta política de comunicación interna son extensibles a otras fuentes informativas, tales como los partidos políticos, sindicatos y organizaciones no gubernamentales; las mismas que al mismo tiempo reconocen que la falta de comunicación, participación interna y debate es uno de los grandes déficits qua arrastran, además de que influyen en su imagen pública.
La falta de motivación y la apatía generalizada que se observa a nivel social se plasma también en la vida interna de los grandes partidos y sindicatos de trabajadores, convertidos en muchas ocasiones en simples gestorías de intereses y/o expendedurías de servicios.
La comunicación interna debe tener personalidad e identidad propia, en pie de igualdad a la comunicación externa. No puede seguir siendo una sección más dentro del departamento de personal o de Relaciones Humanas en el caso de las empresas.
Rafael Casas establece las claves para una política efectiva de comunicación:
1.- Creación de un órgano o persona responsable de la comunicación interna.
2.- desarrollo de objetivos y estrategias
3.- Definir los contenidos de la comunicación interna.
4.- Comunicaciones cara a cara.
5.- Edición de publicaciones y canales internos.
6.- Reuniones informativas y/o ejecutivas generales.
7.- Comunicaciones de supervisión
8.- Formación sobre comunicaciones.
9.- Comunicación diagonal
10.- Aplicación de nuevas tecnologías.
11.- Seguimiento de resultados.
Analizando estos puntos que nos presenta Casas, los tres primeros son competencia del máximo responsable de comunicación interna. Los puntos cuarto, sexto y noveno, se refieren a lo que llamamos fomento de participación interna. Los puntos quinto séptimo se incluyen dentro de lo que se denomina edición de boletines especializados.
El octavo punto corresponde a la formación interna y e último de los puntos corresponde a las funciones que desempeñará nuestro departamento de documentación, análisis e investigación.
3.2 Participación y cambio de esquemas
La comunicación global implica la desaparición de barreras artificiales y compartimientos estancos. La comunicación interna exige diálogo fluido, interrelación e interacción a todos los niveles y estructuras, de forma horizontal entre semejantes (trabajadores, militantes de base, afiliados, etc.) Vertical (ascendente y descendente) y diagonal.
Para llevar a cabo este tipo de comunicación, se necesitan personas que sepan dinamizar el funcionamiento en equipo, que sean sinceras en sus propósitos, busquen el punto de vista de otros, no manipulen etc. Se trata de un modo de ser, más que de una forma de actuar.
Esta forma que se plantea implica olvidarse del ordeno y mando, implica avanzar hacia la creación de un clima favorable al desarrollo de la persona, donde todos sean aceptados tal y como son; donde las personas puedan expresar sus sentimientos.
El sistema open door permite que cualquier trabajador pueda hacer llegar sus quejas, comentarios o sugerencias hasta la alta dirección de la empresa con el grado de confidencialidad y anonimato que desee. A la persona que realice su declaración se le garantizará que en el plazo de diez días recibirá una respuesta en el formato que elija.
Si se opta por la comunicación global, se esta rechazando a la comunicación maquillaje. La comunicación global supondrá un cabio de esquemas para muchas organizaciones. En el caso de las empresas se supone la desaparición del mangement tradicional.
En otras organizaciones supondrá la desaparición de departamentos funcionales que operan como barreras o compartimientos estancos.
3.2.1 Consejos prácticos que favorecen a la participación interna.
Kepa Mendibe recomienda cuatro actitudes para favorecer la participación interna:
• Comprensión interna: significa tener la capacidad suficiente de ponerse en el lugar del otro en el mundo del otro, para ver las cosas como el las ve, respetando el modo de ser de dicha persona.
• Tolerancia: dando libertada a la persona, reduciendo su angustia
• Respeto: respeto incondicional por las personas sobre todo las más humildes. Una actitud correcta y cortes no será obstáculo para decir lo que se piensa de forma franca.
• Aceptación: aceptar a la persona tal y como es, no como quisiéramos que fuera. Un buen comunicador precisa ser ante todo un buen oyente.
3.3 Formación interna: como formar buenos comunicadores.
Su objetivo es la creación de buenos comunicadores, personas que sepan comportarse y expresarse en público de forma correcta que transmitan credibilidad a través de sus mensajes
La formación de portavoces exige un trabajo planificado, a medio y largo plazo, algo que supera en muchos casos a la inmediatez de quienes se encargan de sus relaciones con los medios.
Ambas secciones; formación interna y relaciones con los medios deben trabajar en todo momento de forma coordinada, poniendo en práctica l comunicación horizontal de la que hemos hablado con anterioridad.
Todo lo relativo a la formación de portavoces lo hemos incluido dentro de la comunicación interna, al entender de esta forma que nos ajustamos mejor al objetivo que debe guiar nuestros pasos: la eficacia de la comunicación.
3.3.1. Cómo exponer un discurso
La lectura debe limitarse a aquellos párrafos o secuencias que nos parecen de gran interés sobre los que queremos llamara especialmente la atención.
A continuación se enuncian los consejos para la comparecencia ante una conferencia.
1.- Debemos seleccionar el motivo de nuestra charla-
2.- Limitar los contenidos
3.- Marcarnos un objetivo claro
4.- Analicemos el auditorio
5- Hablar de lo que le interesa al público
6.- Adaptar nuestro lenguaje
7.- Remitir los materiales necesarios para confeccionar el guión
8.- Aprovechar nuestros propios conocimientos
9.- Servicios de la experiencia
10.- Buscar documentación adicional
11.- Elaborar esquemas
12.- Unificar contenidos
13.- Empecemos captando la atención de nuestro público
14.- Concluir eficazmente
15.- Evitar los sonidos desagradables
La clave del éxito en la oratoria radica en el conocimiento del tema que se va a tratar, en la comprensión y utilización de las técnicas básicas que permiten al público escuchar, entender y aceptar nuestras palabras e intenciones y en marcar la exposición con el sello de la propia personalidad.
3.3.2. Convencer en un debate
Debemos intentar convencer a la audiencia del programa. Para ello hay que seguir los siguientes consejos:
1.- Para convencer hay que estar convencidos.
2.- Hay que demostrar que se está convencido
3.- Mantener la amabilidad con el interlocutor y con el público
4.- Eliminar tensiones innecesarias
3.3.3 Sesiones de entrenamiento
Las personas que desconocen a los medios miran a estos con desconfianza, será función primordial del responsable de formación ahuyentar dichos recelos entre los miembros de organización a la que pertenecen.
Para ahuyentar todo tipo de fantasmas y falsos estereotipos sobre los periodistas, resultan muy interesantes las denominadas (sesiones de entrenamiento) que organizan diferentes asociaciones.
Para que una sesión de este tipo pueda resultar efectiva, conviene que ele número de participantes sea reducido, cuatro o seis personas como mucho.
Estas jornadas audiovisuales, consisten principalmente con una charla introductoria sobre la importancia que la comunicación tiene en la sociedad actual. La misma suele correr a cargo de un especialista en temas de comunicación.
Esta persona explica las diferentes técnicas que se utilizan e los medios audiovisuales y en la prensa. Les indica cuales son las reglas de oro básicas que deben de tener en cuenta cuando quieren dirigir un mensaje a uana audiencia concreta y determinada.
El responsable de formación interna debe pulsar periódicamente la opinión que su trabajo suscita tanto entre sus compañeros del área de comunicación externa, para quienes de una u otra forma está trabajando, como entre periodistas y expertos de comunicación.
3.3.4. Decálogo del buen portavoz
Las personas que actúan como portavoces en su organización deben seguir unas reglas básicas mínimas, si quieren que su mensaje se acople de forma armónica al ritmo productivo de los media.
1.- Utilizar lenguaje claro y conciso
2.- Transmitir ideas simples
3.- Evitar frases hechas y las clásicas muletillas y latiguillos recurrentes
4.- Utilizar con tiento tanto los adjetivos como los adverbios
5.- Decir al principio lo más importante
6.- Recurrir a los ejemplos
7.- Dar únicamente frases imprescindibles
8.- Mantener la serenidad y la tranquilidad en las declaraciones públicas
9.- Prevenir con antelación los posibles imprevistos.
10.- Dominar la cuestión que se trate.
3.3.5. Decálogo del mal portavoz
A continuación se presenta el decálogo del ml portavoz, según Fernando González Ubaneja:
1.- No contestar a las llamadas
2.- Ser evasivo en las respuestas. Llevar al periodista a sentirse engañado.
3.- Desinteresarse y desconsiderar a los periodistas primerizos o los medios que parecen poco relevantes o influyentes.
4.- Basar la comunicación en conceder exclusivas a medios o periodistas afines
5.- Hablar mal, con ironía o suficiencia de unos profesionales en presencia de otros.
6.- Recurrir a instancias superiores cuando se tienen problemas con un redactor.
7.- Mezclar de forma presionante publicidad e información. Discriminar en el reparto de publicidad.
8.- No escuchar a los periodistas; no ser sensibles a los consejos gratuitos que nos prestan. Ser arrogantes.
9.- Ser intolerante, exigente, no comprender las prisas o los errores involuntarios.
10.- Quejarse mucho; escribir cartas al director o editor.
